icon-star icon-cart icon-close icon-heart icon-info icon-pause icon-play icon-podcast icon-question icon-refresh icon-tile icon-users icon-user icon-search icon-lock icon-comment icon-like icon-not-like icon-plus article-placeholder article-plus-notepad article-star man-404 icon-danger icon-checked icon-article-edit icon-pen icon-fb icon-vk icon-tw icon-google
Konstantin Zhizhilkin
ќбучение

Excel - курс молодого бойца, что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

  • 6102
  • 8

Excel - курс молодого бойца, что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

»
»так, ¬ам предстоит работать в Excel. Ёта программа не нуждаетс€ в дополнительной рекламе, практически все офисные работники так или иначе используют ее. Ёто, прежде всего, экономические расчеты, различные списки, таблицы и графики.

„то же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

ƒалее расскажем о некоторых базовых возможност€х Excel, которые об€зательно необходимо знать и примен€ть.

»так, Excel, это некий "табличный процессор" (такое определение, возможно, несколько устарело, но суть остаетс€ та же), который позвол€ет работать с таблицами (данные в них всегда имеют структуру) состо€щими из цифр, текста и других значений.

ќсновные пон€ти€: книга (собственно, файл Excel), рабочий лист (или просто "лист"), €чейка, диапазон €чеек, формулы, форматы. ƒл€ начала нужно иметь представление о некоторых свойствах перечисленных пон€тий. ¬ рамках этой статьи будет рассмотрена лишь некотора€ часть этих свойств.

Ќаименьший элемент в Excel - это €чейка, в нее можно вносить вручную или копировать цифры и текст (также и другие значени€, но числа и текстова€ информаци€ - это основной вид данных). “акже €чейка может содержать формулы.

‘ормулы в Excel - мощнейший инструмент в умелых руках. — помощью формул можно производить огромное разнообразие различных подсчетов, вычислений (то есть цифровое значение), также результатом выполнени€ формулы может быть и текст. ‘ормула всегда начинаетс€ со знака = (знак "равно").

—реди формул по статистике сама€ востребованна€ - эта формула суммировани€. ѕолучение суммы чисел - наиболее распространенное действие, которое мы делаем в Excel. ѕоэтому, если знать, как быстро ввести формулу суммы, то это существенно повысить скорость работы.

ѕрием 1 Ц быстрый ввод формулы суммы

Ўаг 1 Ц станьте в €чейку ниже суммируемых цифр. Ўаг 2 Ц нажмите одновременно клавиши Alt и =, а потом Enter (¬вод). ¬ результате ¬ы получите формулу суммы.

ѕример: данные наход€тс€ в диапазоне B2:B502, становимс€ в €чейку B503, нажимаем Alt =, нажимаем клавишу "¬вод". ѕосле этого в €чейке B503 по€витс€ формула =—”ћћ(B2:B502) и будет произведено суммирование всех чисел из этого диапазона.

ѕрименение приема 1 существенно (в разы) сокращает врем€ ввода формулы дл€ нахождени€ суммы чисел (в примере специально был показан "длинный" диапазон, дл€ выделени€ которого нужно потратить определенное врем€).

ѕрием 2 Ц закрепление "шапки"

 ультура работы в Excel об€зательно подразумевает знание этого приема. «акрепление "шапки" таблицы, чтобы при прокрутке или листании вниз она всегда оставалась сверху Ц это своего рода правило хорошего тона.

¬ зависимости от версии Excel меню в котором это делаетс€ немного отличаетс€. –ассмотрим на примере Excel 2010.

Ўаг 1 Ц станьте в €чейку на одну строку ниже, чем закрепл€ема€ "шапка" (заголовки). Ўаг 2 Ц главное меню: ¬ид Ц«акрепить области Ц «акрепить верхнюю строку (там есть еще и другие варианты, они работают похоже)

ѕример: у нас есть таблица, заголовки которой располагаютс€ в первой строке. ƒл€ того, чтобы закрепить строки (заголовки) Ц становимс€ в €чейку A2 и идем в меню "¬ид Ц«акрепить области Ц «акрепить верхнюю строку". ѕосле этого, при прокрутке вниз строка 1 всегда будет на виду.

ѕрием 3 Ц абсолютна€ адресаци€ и ее изменение одной клавишей

„тобы изменить адрес €чейки внутри формулы Ц нажмите на F4. ѕервое нажатие приведет к по€влению абсолютной ссылки вида $A$1, второе и третье Ц смешанной (A$1 и $A1), а четвертое нажатие Ц возвращает к относительному адресу - A1.

ѕример: необходимо посчитать структуру продаж по регионам в процентах. ¬ €чейках D2:D10 идут суммы продаж по каждому региону, а в €чейке D11 Ц обща€ сумма. „тобы получить структур в процентах необходимо разделить значение из каждой €чейки (диапазона D2:D10) на общую сумму.

‘ормула очень проста€ =D2/D11, но!.. ≈сли мы захотим раст€нуть эту формулу вниз, то получим =D3/D12, =D4/D113 и тд. ¬ результате Ц ошибка. ¬ыход из ситуации Ц фиксаци€ абсолютного адреса €чейки с общей суммой.  ак раз тут нам и пригодитс€ F4.

Ўаг 1 Ц пишем формулу =D2/D11; Ўаг 2 Ц сразу после создани€ этой формулы Ц жмем F4 и получаем: =D2/$D$11. “еперь формулу можно смело распространить вниз, €чейка $D$11 уже "закреплена" с помощью абсолютного адреса.

“ри описанных приема можно условно считать об€зательным минимумом, который позвол€ет начать работать с Excel более профессионально. Ќа самом деле, конечно, количество таких приемов достаточно велико, а их применение полностью зависит от особенностей чисто ¬ашей специфики работы в Excel.


spe
Ћариса ѕопруга

„асто работаю в Excel, а дл€ суммировани€ всегда использую значок автосумма. “олько что попробовала Alt = Enter - получилось и это гораздо удобнее, чем автосумма. —пасибо! ќб остальных двух приемах знаю))

top
Halida Rojkova

’орошее пособие получилось,  онстантин. ƒумаю, многие воспользуютс€. — дебютом ¬ас!

mas
≈вгений Ѕагдерин

Excel -математическа€ матрица. ¬озможности безграничны. ћожно по пальцам пересчитать специалистов использующих половину еЄ возможностей. јбсолютное большинство не использует и 10%.

pro
—емен ÷ыгановский

ѕосле абзаца 5 (про €чейку) надо сказать о том, как €чейки именуютс€ (например, A1 или $B$3), иначе последующие объ€снени€ "чайникам" будут не пон€тны.

¬ам необходимо или зарегистрироватьс€, чтобы оставл€ть комментарии
выбор читател€

¬ыбор читател€

16+