icon-star icon-cart icon-close icon-heart icon-info icon-pause icon-play icon-podcast icon-question icon-refresh icon-tile icon-users icon-user icon-search icon-lock icon-comment icon-like icon-not-like icon-plus article-placeholder article-plus-notepad article-star man-404 icon-danger icon-checked icon-article-edit icon-pen icon-fb icon-vk icon-tw icon-google
Konstantin Zhizhilkin
Обучение

Excel - курс молодого бойца, что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

  • 2281
  • 8

Excel - курс молодого бойца, что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

И
Итак, Вам предстоит работать в Excel. Эта программа не нуждается в дополнительной рекламе, практически все офисные работники так или иначе используют ее. Это, прежде всего, экономические расчеты, различные списки, таблицы и графики.

Что же нужно знать, чтобы эффективно работать в Excel?

Далее расскажем о некоторых базовых возможностях Excel, которые обязательно необходимо знать и применять.

Итак, Excel, это некий "табличный процессор" (такое определение, возможно, несколько устарело, но суть остается та же), который позволяет работать с таблицами (данные в них всегда имеют структуру) состоящими из цифр, текста и других значений.

Основные понятия: книга (собственно, файл Excel), рабочий лист (или просто "лист"), ячейка, диапазон ячеек, формулы, форматы. Для начала нужно иметь представление о некоторых свойствах перечисленных понятий. В рамках этой статьи будет рассмотрена лишь некоторая часть этих свойств.

Наименьший элемент в Excel - это ячейка, в нее можно вносить вручную или копировать цифры и текст (также и другие значения, но числа и текстовая информация - это основной вид данных). Также ячейка может содержать формулы.

Формулы в Excel - мощнейший инструмент в умелых руках. С помощью формул можно производить огромное разнообразие различных подсчетов, вычислений (то есть цифровое значение), также результатом выполнения формулы может быть и текст. Формула всегда начинается со знака = (знак "равно").

Среди формул по статистике самая востребованная - эта формула суммирования. Получение суммы чисел - наиболее распространенное действие, которое мы делаем в Excel. Поэтому, если знать, как быстро ввести формулу суммы, то это существенно повысить скорость работы.

Прием 1 – быстрый ввод формулы суммы

Шаг 1 – станьте в ячейку ниже суммируемых цифр. Шаг 2 – нажмите одновременно клавиши Alt и =, а потом Enter (Ввод). В результате Вы получите формулу суммы.

Пример: данные находятся в диапазоне B2:B502, становимся в ячейку B503, нажимаем Alt =, нажимаем клавишу "Ввод". После этого в ячейке B503 появится формула =СУММ(B2:B502) и будет произведено суммирование всех чисел из этого диапазона.

Применение приема 1 существенно (в разы) сокращает время ввода формулы для нахождения суммы чисел (в примере специально был показан "длинный" диапазон, для выделения которого нужно потратить определенное время).

Прием 2 – закрепление "шапки"

Культура работы в Excel обязательно подразумевает знание этого приема. Закрепление "шапки" таблицы, чтобы при прокрутке или листании вниз она всегда оставалась сверху – это своего рода правило хорошего тона.

В зависимости от версии Excel меню в котором это делается немного отличается. Рассмотрим на примере Excel 2010.

Шаг 1 – станьте в ячейку на одну строку ниже, чем закрепляемая "шапка" (заголовки). Шаг 2 – главное меню: Вид –Закрепить области – Закрепить верхнюю строку (там есть еще и другие варианты, они работают похоже)

Пример: у нас есть таблица, заголовки которой располагаются в первой строке. Для того, чтобы закрепить строки (заголовки) – становимся в ячейку A2 и идем в меню "Вид –Закрепить области – Закрепить верхнюю строку". После этого, при прокрутке вниз строка 1 всегда будет на виду.

Прием 3 – абсолютная адресация и ее изменение одной клавишей

Чтобы изменить адрес ячейки внутри формулы – нажмите на F4. Первое нажатие приведет к появлению абсолютной ссылки вида $A$1, второе и третье – смешанной (A$1 и $A1), а четвертое нажатие – возвращает к относительному адресу - A1.

Пример: необходимо посчитать структуру продаж по регионам в процентах. В ячейках D2:D10 идут суммы продаж по каждому региону, а в ячейке D11 – общая сумма. Чтобы получить структур в процентах необходимо разделить значение из каждой ячейки (диапазона D2:D10) на общую сумму.

Формула очень простая =D2/D11, но!.. Если мы захотим растянуть эту формулу вниз, то получим =D3/D12, =D4/D113 и тд. В результате – ошибка. Выход из ситуации – фиксация абсолютного адреса ячейки с общей суммой. Как раз тут нам и пригодится F4.

Шаг 1 – пишем формулу =D2/D11; Шаг 2 – сразу после создания этой формулы – жмем F4 и получаем: =D2/$D$11. Теперь формулу можно смело распространить вниз, ячейка $D$11 уже "закреплена" с помощью абсолютного адреса.

Три описанных приема можно условно считать обязательным минимумом, который позволяет начать работать с Excel более профессионально. На самом деле, конечно, количество таких приемов достаточно велико, а их применение полностью зависит от особенностей чисто Вашей специфики работы в Excel.

spe
Лариса Попруга

Часто работаю в Excel, а для суммирования всегда использую значок автосумма. Только что попробовала Alt = Enter - получилось и это гораздо удобнее, чем автосумма. Спасибо! Об остальных двух приемах знаю))

top
Halida Rojkova

Хорошее пособие получилось, Константин. Думаю, многие воспользуются. С дебютом Вас!

mas
Евгений Багдерин

Excel -математическая матрица. Возможности безграничны. Можно по пальцам пересчитать специалистов использующих половину её возможностей. Абсолютное большинство не использует и 10%.

pro
Семен Цыгановский

После абзаца 5 (про ячейку) надо сказать о том, как ячейки именуются (например, A1 или $B$3), иначе последующие объяснения "чайникам" будут не понятны.

Вам необходимо или зарегистрироваться, чтобы оставлять комментарии
выбор читателя

Выбор читателя

16+