Для любых видов писем существуют общие требования к содержанию и оформлению, так письмо, как правило, состоит из 5 основных частей: обращения, вступления, изложения, заключения и постскриптума.
1. Обращение – располагается по центру и начинается с прилагательного, обозначающего значимость адресата (дорогой, уважаемый, много и глубокоуважаемый) имя, отчество, фамилия, коллега, господин, госпожа, читатель и т. д. Личные письма начинаются с приветствия. Как правило, обращение заканчивается восклицательным знаком.
Глубокоуважаемый Владимир Владимирович!
Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна!!!
2. Вступление – весьма и весьма разнообразно, можно начать с благодарности (Спасибо за поздравление) или с какой-нибудь любезности (Как приятно было получить весточку от тебя) или извинения (Извини, что так долго не писала), ну или так: «Письмо, в котором вы просите выслать вам немного денег, мы не получали». Если письмо деловое, то вступление может быть:
1) В ответ на Ваше письмо от «__»______20__г. №___сообщаем:
2) Сообщаем Вам…
3) Доводим до Вашего сведения, что…
4) Обращаемся к Вам с просьбой…
3. Изложение - здесь полет фантазии велик, основная информативная часть, отражающая цель написания письма, по теме, интересующей адресата.
4. В Заключении обычно изъявляют чувства преданности, почтения, благодарности, надежды, например: искренне Ваш, товарищ Сухов; с уважением; с наилучшими пожеланиями; заранее благодарны; надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество и т.д. Далее, если это необходимо, письмо заверяется подписью и печатью.
5. Постскриптум, обозначается латинскими заглавными буквами P.S. и ставится в самом конце письма, после подписи, в том случае, если что-то забыли написать, а это непременно нужно упомянуть (P.S. - Хотел послать тебе немного денег, но уже заклеил конверт).
Письмо также может содержать различного рода иллюстрированный материал (рисунки, открытки, фотографии) и документы-приложения, которые выносятся отдельным списком после изложения. Все приложения нумеруются, и обязательно проставляется количество листов, каждого из приложенных документов. Пример:
Приложения:
1. Ксерокопия паспорта – 1 лист.
2. Налоговая декларация – 50 листов.
Деловые письма в большинстве случаев пишутся на фирменном бланке и подписываются руководителем организации. В правом верхнем углу указывается наименование ведомства, отдела, должности и Ф.И.О. адресата. Слева оставляется место для регистрации исходящей корреспонденции (номер, дата отправки). Письма личного характера пишутся в произвольной форме.
От того насколько грамотно и последовательно автор, или адресант (что, в общем-то, одно и то же) будет излагать свои мысли в письме, напрямую зависит успех того или иного мероприятия.
