Что такое доверенность? Это письменно оформленное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства, получения услуг, товара перед третьими лицами. Но чтобы доверенность помогла вам в затруднительной ситуации или в разрешении конфликта, она должна быть правильно оформлена.
Первое, на что нужно обратить внимание, это на печать организации. Она должна быть только фирменная! Без слов «для документов», «№1» и т.д... Такой штамп есть у каждого бухгалтера, а оказывает доверие на получение товара не бухгалтер, а директор предприятия. Не принимайте никаких отговорок, что мол, у нас только такая печать. Эта печать хранится у директора либо главного бухгалтера.
Второе, это на подписи руководителя и гл. бухгалтера. Если подпись главбуха отсутствует, то должна быть соответствующая запись – гл. бухгалтер не предусмотрен. И желательно, чтобы лицо, получающее товар/услуги расписалось в доверенности так же, как и в паспорте, а потом и в накладной. Для этого берем его паспорт и сверяем подписи, заодно проверяем личность – тот ли это человек, указанный в доверенности. Кстати, подписать накладную в нашем экземпляре ему нужно обязательно в двух местах – груз принял и груз получил, никаких отговорок.
В-третьих, доверенность заполняется либо полностью вручную, одной пастой и одним почерком либо набирается на компьютере, без дописок ручкой. Записаны должны быть все реквизиты, правильно заполнен расчетный счет, адрес и т.д...
В-четвертых, обратите внимание на сроки действия. Выдается она не более чем на 3 года, и обязательно должно быть указано с какого и по какое число доверенность действует.
В-пятых, указывается, на что выдается доверенность. Тут может быть несколько вариантов. Может быть перечислен весь товар или все виды услуг. Например: наименование – арматура (или металл) ед.измерения – тонн (кг, метры), кол-во: одна (34кг, 15метров). То есть можно указать либо несколько видов продукции: арматура, швеллер, уголок, либо одно объединяющее – металл. Можно просто написать «товар на сумму» и указать её. Тут главное, чтобы сумма в доверенности была равна либо превышала сумму в накладной, но никак не была меньше её. Так же может указываться номер счета, по которому получают материалы, только в этом случаи дополнительно в самой доверенности заполняется строчка « получение материальных ценностей по» счету № N от такого числа.
Вот приблизительно все тонкости «правильной» доверенности. Конечно, мошенники могут предоставить вам любую правильно заполненную доверенность, но тут вы должны сами продумать дополнительные средства защиты. Чем строже вы относитесь к документации, тем меньше шансов у недобросовестных покупателей.